Web担当者はクリエイティブな仕事でありながら、実務上も非常に忙しい仕事です。Web制作の資料管理や制作チームの進行管理、運営、クライアントとの打ち合わせ、外注先への発注と納品チェック、プロジェクト作業日誌の作成や予算管理など、目が回るほど大変です。
こうした作業をすべて手作業でやることは現実的ではありません。できるWeb担当者は必ずと言っていいほど、便利な業務効率化ツールを上手に使いこなしています。
この記事では、Web担当者になったらぜひ導入したい必須ツールをご紹介します。
ChatWorkはクリエーターとの進行管理に便利
ChatWorkはその名の通りチャットツールです。しかし通常のエンタメ系のチャットツールとは一味違います。
引用が非常に楽で、そこには発信者のアイコンとタイムスタンプが自動的に付加されます。したがって、だれがどの時間にどんな内容の発言をしたかがひと目で分かります。これは進行管理にはぴったりです。
また、重要案件がタイムラインに埋もれてしまわないように「タスク」設定ができます。タスクコーナーを開けばそこに現在進行中のタスクが並びますので、進行中の案件をきちんと管理することができます。
もちろんAndroid版、iPhone版もありますので、社内で情報管理をするだけでなく社外からでも最新情報にアクセス、更新することが可能です。
Google Driveは既存のフォルダごとに同期指定が可能
オンラインストレージと言えばDropboxが定番です。学生時代は一番利用していたという人も多いでしょう。しかしビジネスマンとしてはDropboxよりもGoogle Driveを使うことをおすすめします。
Dropboxでは、同期するときにDropbox専用のフォルダができます。そしてそのフォルダの中にファイルが同期されていきます。自動的に同期されるので便利なのですが、ビジネスとして使うには不便な点があります。それはDropboxでは、進行中の案件フォルダをそのままDropboxに右クリックで同期させると行った動作ができません。
必ずDropboxのフォルダの中に移さないと同期されないのですが、Google Driveの場合にはフォルダがどこにあっても右クリックから出てくるメニューでGoogle Driveとの同期を選べばファイル移動をせずに同期が開始されます。
また料金体系も、プレミアムプラン100GBで250円/月からと上位プランへの移行がしやすい料金体系になっています。
Dropboxの場合には1000GB（月1200円・年額12000円）のプランが１つだけ提供されているのみなので、コストにシビアな職場ではDropboxよりもGoogle Driveが良いでしょう。
Google Keep
メモ帳アプリは沢山の種類がありますが、ここでもGoogleの製品はビジネス向けに非常に使い勝手が良くなっています。
Google Keepでは、メモ機能が簡単に作成できるだけでなく、音声記録で音声メモを保存することができます。また、一つのメモごとに複数の画像を管理できます。画像だけを別フォルダに管理する方式ではありませんので、案件ごとに関連画像がすぐに閲覧できます。
また、メモの中に階層を作ることができるので、一つの大きな案件見出しを作成し、それを達成するために課題を細分化して一つに格納していくなどの使い方ができます。
パソコン、iPhone、Androidなどデバイスを選ばずに使用できるので、社内でも外出先でもデータを共有することが可能です。
さいごに
以上、3つの定番アプリについて解説しました。世の中にはありとあらゆるアプリがありますが、ビジネスシーンでかゆいところに手が届くアプリは、実はそれほど多くありません。
ここに推薦した3つのアプリならば、あなたの業務効率化を満足行くレベルでアシストしてくれるでしょう！
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